PICT

PICT (Process Improvement Control Tools – Süreç  İyileştirme Kontrol Araçları)  NEDİR?

PICT tanımlanan faaliyetlere bağlı olarak işlerin yönetilmesini, sürdürülebilir bir yapıya kavuşturarak kurumsal yönetimi geliştirmeyi ve güçlendirmeyi sağlayan sistemdir.

 

 PICT 10 modülden oluşmaktadır.

 Bunlar;

-          Kullanıcı Modülü;

  • Kullanıcı yetkilendirme ve duyuru tanımlaması yapılır.
  • Kullanıcı hareket logları tutulur.
  • Menü bilgileri güncellenir.
  • Duyuru Bilgileri tanımlanır.

Kullanıcı Modülü, sistem içerisinde olabilecek ya da olan bütün sistem tanımlamaların yapıldığı alandır. Bu tanımlamaların üzerinden programın işleyişi, yetkilendirmesi ve kullanıcı tanımlama işlemleri gerçekleştirilir. Aynı zamanda, duyuruların tanımlandığı ve kullanıcı Log işlemlerinin gerçekleştiği modüldür.

-          İnsan Kaynakları Modülü;

  • Personel işlemleri ve eğitim talep bilgilerinin tanımlaması yapılır.
  •  Personellerin avans, masraf, izin, geçmiş firma bilgileri, eğitim bilgileri tanımlaması yapılır.
  • Personelin katıldığı ve aldığı; eğitimler, projeler, toplantılar ve zimmet bilgileri listelenir.
  • Etkinlik ve eğitim tanımlaması yapılır. İlgili personel ve dokümanları tanımlanır.
  • Firma çağrı ve kargo bilgileri tanımlaması yapılır.
  • Demirbaş ve zimmet tanımlaması yapılır.

 

İnsan Kaynakları Modülü içerisinde personel kartları tanımlanarak personele ait zimmet bilgileri de dahil olmak üzere tüm özlük bilgileri kayıt edilir. Personellerin izin, avans ve masraf talepleri bu modül üzerinden gerçekleştirilir. Kurum içerisinde etkinlik tanımlaması gerçekleştirerek tüm kullanıcılara ya da özel gruplara bildirilir.

İş başvuru kaydı yapabilir ve bununla birlikte CV havuzu oluşturabilir.

İnsan Kaynakları Modülü, sekretarya hizmetleri içerisinde çağrı kayıtları ve gelen/giden kargo bilgilerinin kayıt altına alınarak ilgili birimlere bildirim gitmesi sağlanır. 

 

Toplantı Modülü;

  • Toplantı gündemi belirlenir. Katılımcılara tarih ve saat bilgisiyle davetiye gönderilir.
  • Toplantıya özgü gündemler ve personeller eklenir.
  • Toplantı hakkında kararlar alınır.

Toplantı Modülü kapsamında her kullanıcı toplantı talebinde bulunabilir ve bu taleple ilgili taraflara bildirim gitmesi sağlanır. Toplantı gerçekleştiği zaman üç adım işletilir; 

  • Gündem maddeleri belirlenir.
  • Toplantı konuları kayıt altına alınır.
  • Toplantıya bağlı olarak gerçekleşecek aksiyonlar için planlama yapılır ve bu planlar doğrultusunda ilgili görevler açılır.

Proje Modülü;

  • Projeler için fizibilite çalışması yapılır.
  • Proje planı, projede görev alacak personel ve rolleri, alınacak eğitimler, müşteri eğitimi, kullanılacak araçlar ve akış tanımlamaları yapılır.
  • Proje risk kaydı tanımlanır ve risk puanı hesaplanır.
  • Proje ait dokümanları yüklenebilir.

Proje Modülü kurum içerisinde proje fikri doğması ya da dışarıdan bir iş fikri gelmesi sonucu projenin değerlendirmesi yapılır. Bu değerlendirme sonucu fizibilitesi onaylanan projenin planlama aşaması gerçekleşir ve risk planlaması yapılır.  Planlama içerisinde projenin takvim bilgisi, kullanılacak araç ve insan kaynağı ile ilgili organizasyonu sağlanır.

-          Talep Yönetim Sistemi Modülü;

Talep Yönetim Sistemi Modülü; kurum içerisindeki iş kollarının yönetilmesi ve takip edilmesi sağlanır.

  • Talep tiplerine bağlı olarak iş atamaları gerçekleşir.
  • Taleplerin takibi sağlanır.(Talep Tipi ve Talep Sahibi Logları)
  • Talebe bir süreç bağlanabilir.
  • Talebe ilgili diğer personeller eklenir.
  • Talebin bağlı olduğu görevler ilişkilendirilir.

Talep Yönetimi Sistemi Modülü içerisinde, kurum içi talepler atanabilir, talepler içerisinde doküman yüklemesi gerçekleştirilebilir ve bu taleplere izleyici eklenebilir. Görevlerin bitiş zamanına bağlı olarak talebi oluşturan ve talebi gerçekleştiren bireylere bildirim düşmesi sağlanır.

-          Rapor Modülü;

  • Proje, personel ve talep bilgileri gibi kriterlere göre tanımlanan grafikler üzerinde raporlama yapılır.

Sistem üzerinde gerçekleşen her faaliyet veya faaliyetlerle ilgili rapor alınmasını ve değerlendirme yapılması sağlanır.

-          Danışmanlık Modülü;

  • Değerlendirme
  • Planlama
  • İşleyiş
  • Sonlandırma

Danışmanlık Modülü; her bir danışmanlık türüne bağlı olarak ayrı değerlendirmeler yapılır.  Görüşülen firma ve istenilen danışmanlık türüne bağlı olarak, firma içerisinde gerçekleşecek çalışmanın değerlendirmesi yapılır. Danışmanlık süreçlerinin her aşamasının sistem üzerinde kayıt altına alınır. Eğer; bir firma denetleme geçirecekse bu denetlemeye dair bilgiler de işlenir. Hizmet tamamlandığında, danışmanlık hizmeti verilen kuruma bir değerlendirme anketi gönderilir.

Risk Modülü

  • Bilgi varlıklarının tanımlanması
  • Gizlilik Bütünlük Erişilebilirlik Değerlendirilmesi
  • Tanımlanması
  • Sınıflandırılması
  • Değerlendirilmesi
  • İzlenmesi

Risk Modülü içerisinde varlık tanımlaması gerçekleştirilerek ISO 27001 standardına uygun şekilde değerlendirilmesi gerçekleştirilir. Her bir tanımlanan varlık ve risk için sahip ataması yapılarak risk değerlendirmesi gerçekleştirilir. Tanımlanan her bir risk için izleme faaliyeti gerçekleştirilerek risklerin zararı en düşük seviyeye getirilir.

 

Denetim Modülü

  • Süreç iyileştirme faaliyetleri
  • Düzeltici Faaliyet İstekleri
  • Raporlama

Denetim Modülü içerisinde denetimi gerçekleştirmek istenen faaliyetin tanımlamasını gerçekleştirerek soruların tanımlamasını yapabilir, denetim ile ilgili zaman planlaması yapabilir ve uygunsuzluklar ile ilgili Düzeltici Faaliyet İsteği başlatarak uygunsuzluğun giderilmesini takip edilebilir. Her bir denetim sonucunu rapor olarak alabilir ve eksik olunan taraflar için planlama yaparak iyileştirme gerçekleştirilir.

 

Doküman Yönetim Sistemi

  • İlk Yayın
  • Değişiklik Bilgisi
  • Log kaydı
  • Okunma bilgisi

Doküman yönetim sistemi içerisinde yayınlanacak olan her bir dokümanın sınıflandırılması yapılarak onay aşamasından geçirilir. Onaylanan her bir doküman ilgili taraflarla paylaşılır.

Doküman içerisinde gerçekleşen değişiklik kayıtları incelenerek kayıt altına alınır. Buna bağlı olarak revizyon bilgisi verilir.

Evrak kayıtlarınızı gerçekleştirirken numaralandırarak ve nereden geldiğini ya da nereye ne zaman gideceğine kadar bütün bilgileri tanımlanabilir.

Sistem üzerinde tanımladığınız dokümanların okunma bilgisini öğrenilir.